ビジネスチャットを比較しておすすめのチャットアプリをランキングで紹介

ビジネスチャットで働き方は変わる!作業効率が上がる理由とは?

ひと昔前までは企業内のコミュニケーションと言えば直接会って面と向かって話すか、メールでのやり取りが普通でした。

しかし、現代の多くの日本企業は過酷な闘争に勝ち続けるためにコストダウンや労働作業の効率化、クリエイティブなアイディアの創出に注力しなければならず、そのためには社員間の無駄のない円滑なコミュニケーションが必要になります。

メールからビジネスチャットへの転換によるメリット

ビジネスチャットは普段多くの日本人が連絡手段としているスマートフォンアプリのLINEのようなものです。

具体的には用件だけを打ち込んで相手とやりとりしたり、グループをつくることによってチームでの円滑なコミュニケーションを行うことができます。

従来であればメールでコミュニケーションを取らなければならなかったため、どうしても社交辞令の無駄な文章を作成する手間がかかったり、受信ボックスの件名を開いて文章を最後まで読む手間がかかっていました。

そういった手間がビジネスチャットによって改善し、社員同士での円滑なやりとりを可能にしているのですが、何もガチガチに仕事の文章だけを打ち込む必要はありません。

円滑な社員同士のコミュニケーションが可能になったということは、それだけ社員同士の距離も縮まるということなので職場の良好な雰囲気づくりに利用することができます。

グループルームに雑談部屋のようなものをつくっておけば、誰かが仕事に関係のない発言をしても他の社員たちがそれを自然にフォローするようになり、会話の輪もどんどん広がっていきます。

以上のような効果を考えたら、ビジネスチャットが企業にもたらす恩恵はメールを利用するよりもはるかにあると言えます。

日本ならではの硬いコミュニケーションを脱して欧米流のフランクでクリエイティブなコミュニケーションを実現するうえでは、こういったチャットアプリは欠かせないものだと思います。

ビジネスチャットによる作業効率性

ビジネスチャットが企業にもたらす大きな利点として、空間を超えて社員同士のコミュニケーションがとれるということが挙げられます。

これは、従来では社員同士が同じ空間に居合わせなければ取れなかったミーティングがビジネスチャットのグループ内で行えるということです。

これならば在宅ワーカーや海外にいる社員とも同じグループ内でいつでもやり取りをすることができますし、そもそも同じ時間にチャットを見ている必要もないのでそれぞれが空いた時間を使ってミーティングに参加できます。

それに人見知りな社員や新入社員などですれ違いが発生しないように、チャットで近況のやり取りもできるのでグループの輪にうまく入れない社員の考えも企業に還元することができます。

上司が部下の様子で気になったことがあった場合も、メールや直接面と向かって言うよりもフランクに様子を聞くことができるため、上司にとっても部下にとってもありがたいツールになると思います。

また、企業では社内ポータルサイトや社内報を通して社員に一斉に伝えたい情報があると思うのですが、ビジネスチャットを使えばそういった事務報告を全社員に届けることができますし、社員からのレスポンスにも個別に円滑に答えることが可能になります。

一々、電話をかけて広報に連絡をとる必要がなくなるだけでも社員にとっては楽ですし、広報サイドも文面での応答が可能なうえ、一度にすべてを伝えなくても短文での会話もできるため気が楽だと思います。

ビジネスチャットを使うべき理由

ビジネスチャットを使う際に感じる一番の疑問はおそらく、Lineやフェイスブックのメッセンジャーなどの既存のチャットアプリをビジネスチャットとして使わないのかということだと思います。

これは既存のチャットアプリはビジネス関係の人間だけでなく、プライベート関係の人たちの連絡先も含まれているため、企業で生み出されたアイディアなどの社員の機密情報が漏れてしまう危険性があるためNGです。

また最近では企業向けの業務システムなどにチャットが備わっているものも増えてきており、WindowsのMicrosoftOffice365ではMicrosoftTeams、SkypeforBusiness、Yammerなどでチャット機能を利用することができますし、GoogleのHangoutsChatも有名です。

ちなみにチャットシステムをとことん利用して企業の従来の働き方を改革したい場合には、Slackを使うのが一般的です。

SlackはdropboxやGoogleドライブといったファイルのストレージサービスと連携することによってSlackでファイルの観覧や共有を行うことが可能ですし、カスタマーサービスのシステムと連携してやれば問い合わせの内容の確認や返信作業も操作することができます。

以上のようにビジネスチャットを使うことによって社員の働き方を大きく変え、作業効率の底上げをすることができます。

情報の保全もしっかりアプリの管理を義務づければ特に問題はありませんし、現代の企業にとっては欠かせないツールと言えます。

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