ビジネスチャットを比較しておすすめのチャットアプリをランキングで紹介

ビジネスチャットで使える様々な機能

ビジネスチャットで使える様々な機能

インターネットの普及からメールはビジネスシーンには欠かすことができないツールとなっていますが、最近はさらに便利なチャットツールの利用が増えています。
プライベートでもメールよりもチャットの利用が増えていますが、ビジネスシーンでもチャットシステムの利便性はメールよりもよく、特にIT系やベンチャー企業ではメールに代わってチャットが欠かすことができないツールとして浸透しています。

 

その場にいなくても会議に参加できる

〇ビジネスチャットの一番のおすすめ機能
複数の人が書き込めるページの作成です。
プロジェクト別に1つのページを作って複数の人がメッセージを書き込みことができます。
メッセージはまるで会話をしているかのように書き込んでいくことができ、チャットに参加している人はあとで内容を確認することができます。
パソコンからもスマートフォンからも参加することができ、社内でも外出中でも確認も参加もすることができます。
わざわざ会議室を確保する必要もなく、外出中に社内に戻ってくることも、時間を拘束されることもありません。
全員社内にいる必要がないため、遠方から会議に参加することができます。

 

タスク管理で通知を受け取ることができる

ビジネスチャットでは、タスク管理をすることができます。

〇タスク管理をする目的
多数のスタッフが関わるプロジェクトの目的を明確にし、情報を一元化していきます。
関わるスタッフ全員に情報共有することによって、業務の効率をアップし複雑になってしまう情報を整えていくことができます。
タスクは作業のことをいいますが、ビジネスではひとつのタスクを行われることが少なく、同時に複数並行してタスクが行われていきます。
複数のタスクは合わせてプロジェクトと呼ばれることもあります。
プロジェクトを進めていくためには、タスクの整理が必要です。
タスクを管理することは、いつまでに誰が何を行うかを決め、作業を行っているかを管理することです。
ビジネスチャットではタスクを連携しておくと、新しいタスクが担当が自分になったときと待ち状態になっていたタスクが進んで作業ができるようになったときと、自分が酸化しているプロジェクトのステータスに変更があったときに通知を受け取ることができます。

 

メールと比較すると負担を大きく減らせる

ビジネスチャットでは、メールよりもさまざまな機能が簡単になります。

〇特徴
メールでは一度送信してしまうと間違えてしまったからと修正することができません。
メールを再送信することが必要になりますし、送る相手にも何度もメールが到着していまいます。

ビジネスチャットは送信しても修正が可能です。

・メールでは、冒頭にあいさつの定型文が必要です。
チャットを使うと会話をするかのように返信することができます。

定型文は不要となるため、メールよりも時間を短縮することができます。

短い文章で大丈夫になるためスマートフォンでも簡単に返信でき、移動中でも外出中でもすぐに対応できます。

パソコンでの返信も簡単です。
メールよりも負担を軽くすることができます。

ビジネスチャットでもメールのようにファイルの送付が可能です。
検索するときに関連するワードを入力すると簡単に探しだすことができます。

メールであっても検索は簡単にできますが、テキストの確認は一件一件開いてからではないと確認することができません。
ビジネスチャットでは内容は開かなくても確認することができます。

〇いろんな場所でいろんな人と情報の共有ができる
ビジネスでは会話が業務を円滑にすすめるためには必要不可欠となっていました。
大きな企業では、関係者が全員参加で会議に集合することは難しく、上司がまずは会議に参加してから内容を部下に伝達したり、資料として紙ベースの書類が配布されていました。
インターネットがビジネスシーンでもあたりまえのように利用されるようになってからは、会議での議事録をメールにて担当者に送付し情報共有が行われています。
さらにメールの進化系がビジネスチャットです。

・ビジネスチャットを利用すると情報の共有がその場にいなくても招待されていれば誰もが参加することが可能です。
参加者全員に情報の共有ができるため、内容は正確性を増し、情報共有できている人とできていない人に分かれることはありません。

・ビジネスチャットではメールよりもさらに便利な機能がついています。
その場にいなくても会議に参加することもできますし、タスク管理機能を使えば、自分の今の状態を確認することができますし、タスク管理されているメンバーの状況も確認することができます。

・メールが一日に何十通も届く場合には大切な情報が埋もれてしまう可能性がありますが、
チャットツールのタスク管理を利用することによって、自分の情報を把握するだけでなく、申請していたタスクを上司が承認したことをアラートとして連絡が入るため、気づかなかったということを防ぐことも可能になります。
チャット内容も比較的気軽に使てるため、堅苦しさもなければ、ムダな前置きも必要なくダイレクトに伝えたいことを連絡することができます。