ビジネスチャットを比較しておすすめのチャットアプリをランキングで紹介

プロジェクト管理やタスク管理はビジネスチャットツールが最適!

会社内のプロジェクトやタスクを行なう際、コミュニケーションがうまく取れず、自分の意図が他の社員や上司に伝わらないこともあります。

反対に相手の意図をうまく汲み取ることができないケースも起きることがあります。

このような問題が発生しないよう、さまざまなツールが用意されていますが、どのようなものが有効なのでしょうか。

 

支持・意図がうまく伝わらない原因と解消法

社内で遂行するプロジェクトやタスクを効率的に行なうには、的確な指示を出すことが必要です。

またその意図を正確にイメージすることも重要で、これがうまく行なわれないとプロジェクトの進行がストップしてしまうこともあります。

その原因は、指示の具体性・明瞭性がないことや優先順位を付けずに指示を出すなどが挙げられます。

それから指示を出す相手が、自分と同じ認識を持っているだろうという前提で指示を出すことも原因です。

そして双方で認識のズレが段々大きくなり、仕事の遂行に支障が生じることもあります。

このようなことが起きないよう現在ではさまざまなコミュニケーションツールがあり、場面に応じて使っている会社も存在します。

しかし使うツールに統一性がないと情報が分散し、指示を受ける現場の者は必要な情報を得にくくなります。

更には指示を出す側もどこで何を伝えたかを忘れてしまいがちで、指示の内容を思い出す際も確認しにくくなりがちです。

このような指示を出した側や受けた側の発信内容や受領内容を、一々メールなどで送信したり、返信するとなると膨大な時間や手間がかかり、それらを後で確認することも困難になります。

プロジェクトやタスク専用の管理メールを作成すれば、早く指示を出すことができ返信も楽です。

また時候の挨拶なども省略でき、時系列で状況を確認、次の仕事を仰いだり発信することも素早く行えます。

これがビジネスチャットと言われるものになります。

 

ビジネスチャットとはどういうものか?

プロジェクト・タスクごとにトピックを作成し、管理できるのがビジネスチャットです。

大事な連絡や指示が埋没しがちなメールと異なり、ビジネスチャットはチャットルームを分別することが可能です。

プロジェクトごと、タスクごとにチャットルームを設けることで、時系列で状況を把握、確認することができますので的確な指示を出すことが可能です。

またメンバーごとにチャットルームを設けると管理も容易で、状況や問題点などを共有することができるようになります。

更にメンバーごとのチャットルームを作ると、メンバー間の問題点も共有できます。

例えば指示を出した上司の話の内容が今ひとつ理解できなく、質問もしづらい場面があります。

その内容をチャットルーム内で提示すると、他のメンバーがこうではないかとアドバイスしたり、不明点を明らかにしてくれたりすることもあります。

加えてメンバー間のチャットはコミュニケーションが密になり、プロジェクトが活性化します。

些細なコミュニケーションの疎遠はプロジェクトの完全遂行の為になりません。

逆に口頭やメールよりメンバー間の敷居が低くなり、気軽に相談できる環境ができやすくなります。

更にはビジネスチャットはメールのように定型文や時候の挨拶などが一切不要です。

そのため要件だけを簡潔に表すことができますから、後で見返した際に要点だけを確認することが容易です。

それから指示があって対応したとき、他のメンバーから指摘があったりフォローがあったりしますから、この点も導入の大きなメリットです。

 

ビジネスチャットを導入した後留意すること

ビジネスチャットは導入するとコミュニケーションが密に取れて、結果的にプロジェクト・タスクの遂行がスムーズになるものですが運用にあたっては注意する点もあります。

無料のシステムは決められたストレージ容量を超えてしまうと、古い履歴のものから削除され、内容を確認できなくなる場合があります。

その場合、かつて行なった業務においてトラブルやメンテナンスを行う必要が出てきた場合、施工した実施内容などを確認したいときなどに記録がなく困ったことになります。

業務遂行のとき行ったやりとりなども残っていないということですから、企業としても避けたいことです。

この場合ストレージ容量が大きいチャットツールや有料のプランに切り替えることをおすすめします。

ビジネスチャットは気軽にやりとりできる点は大きなメリットとなりますが、メールと同様、正確に明確に内容を表示させることを意識して利用することが必要です。

気軽に利用できるからと抽象的だったり曖昧な表現を使って表示させると、かえって相手とのコミュニケーション不足に陥ったり、指示を受けた相手の不満が溜まっていきます。

5W1Hを意識して表示させ、伝えることを常に意識して利用することが重要です。

ビジネスツールはさまざまなものが用意されていますが、ビジネスチャットはプロジェクトごと、タスクごとに使い分けることで便利になり業務を効率的にします。

また社員のより親密なコミュニケーションを図る上でも有用なツールです。

 

 

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