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ビジネスチャットを導入するデメリットってある?


ビジネスチャットは会社にとってとても便利なものとして認識されていますが、メリットもあればデメリットもあると言われています。
どちらの点も導入するには調べておくことが大切です。
良い点も悪い点も踏まえた上で導入を検討してみましょう。

 

それだけに集中してしまうこともある

ビジネスチャットを導入すると、社内スケジュール管理が簡単にできるようになります。
また、社内のコミュニケーションを図るためにも有効的です。
しかし、様々なメリットがあるものの、中にはデメリットもあります。
特に挙げられるのは、これによってかえって仕事がおろそかになってしまうという点です。
導入時は使い方が分からず、恐る恐る使う人も多いことでしょう。
しかし、慣れてくるととても便利なものだということが分かります。

また、社内のいろいろな人に手軽に連絡を取れることから、楽しくなってしまう人もいるはずです。
メールよりも手軽にやりとりができるため、仕事をせず、チャットを主にやってしまうという人も出てくることがあります。
プライベートなことなども、会社のパソコンを通じてやりとりするようなこともあるでしょう。

他部署の人ともコミュニケーションが取れるので、人間関係は良くなることもあります。
しかし、仲良くなり過ぎて仕事がおろそかになってしまうようでは困ります。
仕事とプライベートの区別をきちんとつけて使いこなせるようにすることが大切です。

あまりチャットばかりしていると仕事への集中力も途切れてしまうことがあります。
上司が定期的に部下を監視し、有効的な活用の仕方をしているかチェックすることが大切です。
チャットが楽しくなり、ゲーム感覚でやりとりをするようになることを阻止するためには、使い方の研修も大事です。

煩わしく感じる人が出てくることもある

また、チャットをすることが煩わしく感じられるようになることもあります。
何でもチャットで連絡をしてくる部下もいることでしょう。
チャットは社内のやりとりを円滑にするために導入する会社が増えてきています。
しかし、頻繁にチャットで部下から報告があがってくるのは、上司にとってはかえって手間に感じてしまうこともあるはずです。
程度をきちんと決めて上手に使いこなせるようにしましょう。

例えば、他部署の人と連絡を取る時には、移動時間も考えてチャットを使った方が効率的です。
しかし、同じフロアで仕事をしている部下なら、チャットではなく席まで来て報告してもらった方が効率的なこともあります。
もちろん同じフロアなら、今上司が何をしているのかも見えることでしょう。
明らかに忙しそうなところにチャットで報告があがってくるのは、上司の仕事の邪魔になってしまうはずです。

それならメールで報告した方が無難でしょう。
メールなら後でじっくりと時間がある時にチェックできるからです。
このように、正しい使い方をきちんと把握した上で使うことが重要となってきます。

何でもかんでもチャットに頼るのは良くありません。
社内の連絡方法はメールや内線電話などもあります。
どれがどのタイミングで使うと効率的なのか、その点を理解した上で適切なものをその都度、使うようにしましょう。

上手に使いこなせない人も出てくる

それから、人によっては上手に使いこなせない人も出てきます。
特に年配者にとっては難しく感じられることもあるでしょう。
チャットでやりとりをするよりも、内線電話でやりとりをした方が早いと思う人もいるはずです。

それに、文章では話し言葉とニュアンスが多少違ってしまうことがあります。
また、チャットは短文でやりとりをすることが一般的です。
もっと細かな確認事項がある場合はメールでやりとりをした方が有効的と言えるでしょう。
メールは文書としてそのまま保存することもできます。

チャットも残すことはできますが、文書という形にはなりにくいため、きちんとしたものを残すには不向きです。
それから、使いこなせるようになるまでには時間がかかることもあります。
チャットは登録している人に対して一斉送信することも可能です。
社内みんなに連絡を取りたい時に役立ちます。

メールにも一斉送信機能はあるので、どちらが使いやすいかよく検討した上で使いこなしましょう。
チャットだと話し言葉になりがちです。
上司とはやりとりしづらいと思う部下もいるはずです。
それなら最初からメールもしくは内線電話を使った方が連絡しやすいということもあります。

いずれにしても、社員みんなが手軽に使えるようにするために研修を設けることが大事です。
一度、試しに使ってみて使い勝手が悪いようなら、無理に導入することはありません。
社内全体ではなく、一部の部署だけに導入するなど正しくきちんと使いこなせるようなところだけに導入することをおすすめします。

 

ビジネスチャットにはデメリットもあるので、その点はきちんと把握してから導入しましょう。
しかし、メリットの方が多ければ相殺されるはずです。
会社にとって使いやすく、メリットの多い方法を考えながら、正しく便利に使いこなしましょう。

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