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ビジネスチャットとメールの違いは?

ビジネスチャットとメールの違いは?

ビジネスシーンで導入が進められているビジネスチャットとはいったいどんな物なのか
メリットはあるのか
ツールを利用する必要性はあるのか
企業の担当者に悩みは尽きません。
適切に利用する為に基本的なことを学んで利用することが重要といえるでしょう。

 

ビジネスチャットとはどのような物か

〇ビジネスチャットとは
ビジネスシーンで電話やファックス、メールに換わって使われているコミュニケーション手段をさします。
社内コミュニケーションツールとして使用する企業も少なくありませんが、同じプロジェクトに参加する別の企業との打ち合わせ手段として使用する場合も少なくありません。
大手企業だけが取り入れているように感じる人も少なくありませんが、中小企業でも導入する企業が増えてきました。
ビジネスシーンで対面で打ち合わせすることや電話、メールといった手段だけでなく、利便性の高いツールとしてビジネスチャットを利用する企業が増えてきたといえるでしょう。

〇使われるようになった理由
①その理由として責任の所在を明文化できることにあります。
ビジネスシーンで言った、言わないといった責任問題や、メールの送受信で送った、送らないといったトラブルが発生しないことで、ビジネスの効率を下げるトラブルを避けることは事実です。

②ビジネスチャットでは、発言した人間の発言を記録として残しておけることにより、発言の責任の明文化や、発言したことに責任を持たせるメリットが挙げられるでしょう。
これにより、誰がどんなことを発言したのか、発言した人を明確にできると同時に、仕事の効率化を図れるようになるといわれています。

万が一のトラブルが発生する前に、チャットの内容をチェックし、トラブルになる前に対処することもできるでしょう。
企業においてビジネスシーンでの発言の効率化を考える手段としては、これ以上ない程にビジネスシーンでの活用は効果的だといわれています。
パソコンを使う社員だけでなく、パソコンを使わない社員にも使える所もポイントといえるでしょう。

 

ビジネスチャットはどんなメリットがあるか

〇メリット
作業を効率化させること、発言の明確化だけではなく、パソコンやスマートフォンで使用できることが挙げられます。

外出先でパソコンを触る時間がない社員でもタブレットやスマートフォンを使うことで、発言やプロジェクトの流れがはっきりわかるところもメリットといえるでしょう。

③ツールやアプリを利用することで同じプロジェクトに参加している社員全員が利用することにつながるため、社内の発言の流れをわかりやすくするばかりでなく、将来における可能性をも明確化できます。

④また、ビジネスシーンの発言が瞬時に行えるため、スピードの速いこともメリットのひとつです。
メールやファックス、電話では確認に時間がかかる場合もありますが、ビジネスチャットの場合には瞬時に確認できるため、待ちによる非効率的な時間が少ないです。

⑤結果としてプロジェクトの信仰やビジネスシーンで効率化を図れるようになることが、大きなメリットといわれています。

個人対個人での対話ではなくプロジェクトに参加している人間全員での対話が可能となるため、発言状況や発言の内容をチェックしやすいことや、プロジェクトに新たなアイディアを取り入れやすいこともメリットといえるでしょう。

⑦また、SNSを利用している企業よりも安全性が高いことで、情報漏えいのリスクを下げられることもメリットといわれています。

⑧一部のSNSでは成りすましやウイルス、マルウェアからの情報漏えいが懸念されているため、ビジネスシーンでの使用を禁止する企業も少なくありません。
しかしビジネスチャットでならセキュリティーがしっかりしているツールを使うことによって、ビジネスシーンで他社に情報が漏洩されるリスクを回避できます。
ビジネスシーンにおいて大切な情報漏えいを防ぐことができるのも、ビジネスチャットならではといえるでしょう。

 

社内で働く必要がなくなる場合も

〇在宅勤務が可能に
ビジネスチャットが発達することによって、育児をしながら働く可能性や、自宅で在宅勤務ができるようになった企業があります。
コミュニケーションツールとして社内にいなくてもリアルタイムで打ち合わせができることにより、毎日会社に行く必要性がない社員も増えました。
結果として在宅ワークを行えるようになるため、無理して会社に行く必要がなくなったことによる、通勤時間によるロスや、子供を育てながらビジネスができるようになった社員も少なくありません。
子供を育てるためにやむなく退職を選ぶ人もいますが、ビジネスチャットを活用することで優秀な人材を退職させることなく、在宅勤務をする社員として残ってもらうことも可能になりました。
毎日通う必要がなくなったことにより、リアルタイムで自宅にいながら打ち合わせができるようになったことは技術の大きな進歩といえるでしょう。

〇まとめ
ビジネスシーンで必要とされるコミュニケーションツールのひとつであるビジネスチャットは、社内での発言の明文化や遠隔地にいながらリアルタイムでの話し合いができること、仕事の効率化や在宅ワークが可能になったことを踏まえ、多角的な利便性が高いツールといえます。