ビジネスチャットを比較しておすすめのチャットアプリをランキングで紹介

自分たちに合ったビジネスチャットの選び方

 

企業として社内でコミュニケーションをスムーズに行うことは大切です。

作業の効率化や正確に伝達を行うことは企業にとってはとても重要なことであり電話やメールなどの伝達手段を利用している場合もありますが、より効率的にコミュニケーションをとるための手段もあります。

スムーズなコミュニケーションをとるために

人同士で会話を直接行う、メールや電話などでいろいろと伝達をしてもきちんと伝わっていない場合や状況によって一対一ではなく複数の人に対して伝達をした場合に勘違いや伝達上のミスなど生じることもあります。メールの文面のミス、電話で説明してもうまく伝わっていないなどよく起こることです。

企業の場合に伝達のミスは大きなトラブルが生じるケースもあるためできるだけスムーズなコミュニケーション、そして正確な伝達をすることが重要なポイントといえるでしょう。特にプロジェクトなど複数、大勢で何か行う場合などは短時間で伝達をスムーズに行うことが大切です。あまり時間をかけすぎてしまうとプロジェクトの進行の遅れが生じる可能性もでてきます。メールや電話などで伝達をすることもできますが思った以上に伝達に時間がかかってしまうこともあり改善をすることも必要です。

このような点からビジネスチャットの導入を検討するというのも一つの方法といえるでしょう。チャットを利用することで要点だけを簡潔に伝達することができ、操作などに慣れれば誰でも簡単に利用できます。また、複数の人に伝達を行うのに便利なツールでもあるため企業の場合には多くの社員を抱えている場合に多くの人に伝達を行う場合にも適したツールといえるでしょう。そのため、メールや電話だけで社内のコミュニケーションをとっていた場合よりもよりスムーズかつ伝達などが簡単に行えるようになるのは大きなメリットといえるため利用してみましょう。

選ぶなら使い勝手のよさを重視する

ビジネスチャットもそれぞれ特徴があるため、企業の状況や社員数などによっては選択肢が絞られます。ある程度の機能がついていればいいという方もいるでしょうが、企業の規模や社員数によっては推奨されるチャットもあるためいろいろな点から比較してみることが大切です。そのため、どのような機能がついているか、使う側にとって機能的についていることでより便利に使えるチャットであるかという点を重視しながら選ぶことが重要です。

ファイルの添付やメッセージを送った場合に相手がそのメッセージをチェックしたかどうか判断したいなら既読や未読などの機能、チャットの場合にはログが残りますが、検索がしやすければ過去ログから必要な部分が後からチェックできるためそのような機能が欲しいなど求めている機能などがある場合にはその欲しい機能からチャットを選択してみるというのも一つの方法です。

そのような点からも社内でのやりとりでどのような不満があり、コミュニケーションをとる際に改善すべき点はどのようなものがあるのかということを把握することが必要です。ただ、便利だからといってチャット形式で社内で伝達を行っても、今までの不満点が改善されていなければトラブルの元になってしまいます。そのため、使い勝手のよさを追求し、社内での不満をできる限り解消していきましょう。そのため、選び方として最も重要な点は不満な点を把握し、それを解消できる機能がより多くついているチャットを選択してみましょう

セキュリティも重視することが大切

セキュリティを重視することは企業にとって大切なことです。社内で使うコミュニケーションツールとしてのビジネスチャットでもその点をおろそかにしてはいけません。仕事の重要内容などやり取りすることになるため、セキュリティが甘いと社外や部外者に情報がもれてしまう可能性もでてきます。近年ではデバイス認証や通信内容の暗号化などさまざまな対策がされている点からこのようにセキュリティ面がしっかりと対策されているチャットを利用するようにしましょう。

また、チャットを導入する際にはお試し期間として無料トライアルなどで試すことができるため利用してみましょう。試しもせずにいきなり導入しても思っていたのと違った、使いにくいなどの不満が出てしまう可能性もあります。そのため、少人数、ある程度人数を限定してどのような結果になるか試してみることが大切です。できれば実際にプロジェクトチーム内で利用してみるなどチャットを使ってメールや電話での伝達との違いを実感してもらいどのような点が優れているかを確認することも大切です。機能が多くついていることでさまざまな状況に対応できる場合もありますが、使う側が使いこなせてこそのツールです。逆に機能がつきすぎていることで使いにくいという方も出てくる場合もあるため、そのような点からも必要な機能、不要な機能を見極めるためにもお試し期間を利用してみるというのも有効な手段です。

企業での作業の効率化をはかるためにも便利なコミュニケーションツールの導入は重要だといえるでしょう。機能性、セキュリティ面などいろいろな点から判断し、企業側、そしてそのツールを使う社員達がより快適にコミュニケーションがとれるチャットを選択していくことが大切です。

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