ビジネスチャットを比較しておすすめのチャットアプリをランキングで紹介

ビジネスチャットとはいったい何?

ビジネスチャットとはいったい何?

ビジネスチャットは、ビジネスで活用できるチャットシステムのことです。

チャットルームを作り、そこで様々な情報を共有できるようになります。
単純にメッセージをやり取りするだけでは終わらず、スケジュールやファイルなどを共有できるようになるので、ビジネスにはもってこいのツールです。

 

ビジネスを展開するなら外せないツール

現代では、個人で動いている人も、企業で動いている団体も、ビジネスチャットアプリを活用しています。
もはや常識と言っても過言ではないので、まだ活用できていないなら、そろそろ活用してみるのがお勧めです。
ビジネスチャットアプリ自体を理解していない人もいるでしょう。

〇ビジネスチャットアプリとは
今流行しているSNSとは違い、ビジネスに特化したアプリツールのことをいいます。

〇特徴
単純にメッセージで業務連絡をすることも可能ですが、通常のSNSのメッセージのやりとりとは、少々勝手が違うのが特徴です。
①例えば、送ってしまったメッセージも、後から消すことができるでしょう。

②また、ビジネスチャットアプリによっては、メモなどにまとめることができたりするので、重要な発言を保管することができます。

③なお、それぞれのグループに分かれて簡単にチャットルームを作成できたりするので、それぞれのグループごとにミーティングすることも可能です。
いろいろな部屋で展開されたメッセージ、そして受け渡されたファイル等に関しては、すべて特定のビジネスチャットアプリのクラウド上のサーバーに管理されます。
よって、それらの情報を、登録者同士で簡単に共有できるようになるでしょう。

④ビジネスチャットアプリ上で展開された情報が、あっという間に全員で共有できるようになるわけですから、これは非常に有効的な手段となります。
わざわざ一人ひとりの業務連絡をする必要がなくなるので、全体の連携力を高めることにもつながるはずです。

 

あらゆるものを共有できるのが強み

①メッセージ等だけではなく、他にもカレンダーを含めたスケジュール、そして重要なファイルなどを共有できます。

②今までは、メールに特定のファイルを添付して送ったりしていましたが、それでは個人にしか届けられないでしょう。
それをいろいろな人たちに転送することも可能ですが、それぞれにファイルをアップする必要があるため、読み込み時間も長く、とても面倒です。
しかし、ビジネスチャットアプリの場合は、1つのクラウドサーバーに全員がアクセスするので、とても軽く展開できます。
サーバーの能力にもよりますが、基本的には大人数がアクセスしても、そう簡単に重くはならないでしょう。

サーバーに特定のファイルを記録しておくことで、いろいろな人がそこにアクセスし、あっという間に情報を拡散できます。
これを活用して、ビジネスチャットアプリですぐミーティングを行いますし、通話もできるものが多く、プレゼンテーションも可能です。
ウェブカメラを通してお互いの様子を確認しながら話せたりするので、まさにオンライン上で簡単にプレゼンテーションを展開できるようになるでしょう。

④しかも、最近のビジネスチャットアプリは、スマートフォンと親和性が高まってきました。
パソコンだけではなく、スマートフォン専用のアプリケーションと連動し、簡単につながることができるようになっています。
これなら、時間と場所に縛られることなく、関係者全員がすぐにミーティングに参加できるようになるでしょう。

 

情報の流出だけには注意が必要となる

うまくビジネスチャットアプリを使いこなすことによって、会社全体の作業効率化を図ることができますし、何よりも品質管理の向上にもつながっていきます。
会社員全員の業務への負担も減らすことになるので、良いこと尽くしだと言えるでしょう。

〇注意点
いろいろな情報を共有できるだけあって、情報の流出だけには注意を払うようにしたいところです。
少し気を許してしまうと、ビジネスチャットアプリから、様々なところに流れてしまう可能性もあります。

・特に、チャットルームに入れる人間は、厳しく制限しておく必要があるでしょう。
絶対に関係者以外は立ち入り禁止にし、厳重なキーロックをかけられるビジネスチャットアプリを選ぶことが大事です。

・また、何かしらの脆弱な部分が見られたら、定期的にアップデートをしてくれるような、良心的なアプリを選ぶようにしましょう。

常にセキュリティーを万全な状態に保ってくれるようなビジネスチャットアプリなら、安心して使い続けることができます。

無料のものが多く、それでも十分に真価を発揮させて活用できるはずです。
ただ、無料のままだと、利用できる容量が制限されていることが多いでしょう。
そこから+ αで毎月定額の料金を支払うことで、その容量のロックが解放されると言うのが一般的です。
より多くの情報データを共有できるようになるので、会社のような大人数で1つのアプリを利用するなら、初めから有料のコースを選んだ方が無難だといえます。

〇まとめ
・ビジネスチャットアプリであれば、会社全体の情報あっという間に共有できます。
・情報漏洩と言うリスクにさえ気をつければ、かなり利便性の高いコンテンツとなるはずです。
・会社全体の作業効率化はもちろん、品質管理の向上にもつながり、社員全員の負担も減らせるでしょう。
・非常にコスパの良いツールなので、取り入れる価値は大いにあります。